Propuesta metodológica para la Gestión Documental de los procesos de la Administración Pública

Resumen

Los procesos de la Administración Pública se rigen por la normativa de Procedimiento Administrativo que organiza el trabajo en fases claramente diferenciadas que se realizan con el objetivo de lograr la resolución de expedientes cuyos principales inputs y outputs están constituidos por documentos. Pese a la consecuente importancia de la documentación en las Administraciones Públicas, no existe ninguna metodología de implementación de Gestión Documental personalizada para las Administraciones Públicas y hasta ahora se han limitado a la aplicación de metodologías estándar de implantación de Sistemas de Gestión Documental que persiguen la correcta organización de los documentos sin considerar el potencial de mejora que el análisis y optimización de los procesos en los que son generados puede incorporar al funcionamiento de la propia Administración. La presente Tesis trata de llenar este vacío, presentando una propuesta metodológica para la Gestión Documental de los procesos de las Administraciones Públicas. Para ello, se analiza la situación actual de la Gestión Documental y sus metodologías, las características de la documentación administrativa, y las normas que regulan los procedimientos administrativos, haciendo especial hincapié en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, a partir de cuyos requerimientos definimos el Modelo de Servicios de la Administración Pública en el que incardinamos la Gestión Documental como vertebrador de la optimización de sus procesos administrativos logrando su simplificación, reduciendo las cargas administrativas para el ciudadano y alineándolos con la tecnología disponible. Esta incardinación se consigue llevando a cabo las fases planteadas en la Metodología: Inventario y Mapa de Procesos Administrativos, Descripción de la situación actual, Diagnóstico y mejora del procedimiento, Elaboración del Mapa y Política Documental, y la Implantación y mejora continua, que implica materializar las mejoras propuestas en las fases anteriores y realizar un seguimiento de las mismas.