Buenas prácticas de responsabilidad social para el fomento de la participación de los grupos de interés en la toma de decisiones en la universidad públicaaplicación a la Escuela Técnica Superior de Ingenieros industriales de la Universidad Politécnica de Madrid (ETSII-UPM)

Resumen

La sociedad está cambiando al igual que los problemas a los que se enfrenta. Esta evolución social también queda reflejada en las organizaciones que cada vez dan más importancia a la relación con sus grupos de interés pasando de un modelo shareholder a un modelo stakeholder. Este cambio de paradigma implica transformaciones tanto a nivel de estructura como a nivel de gestión de la organización y de su toma de decisiones. Aprovechando que en 2008 la Escuela Técnica Superior de Ingenieros Industriales de la Universidad Politécnica de Madrid (ETSII-UPM) estaba planteándose la implementación de un modelo de gestión de la responsabilidad social estratégica, se identificó el momento oportuno para iniciar una investigación-acción que ayudase a este centro a descubrir cómo conseguir la participación significativa de sus grupos de interés relevantes (principio fundamental de la RSE). Este documento muestra los resultados de la investigación-acción respecto a la relación con sus grupos de interés desde 2008 a 2017. El objetivo era conseguir una participación que aportase valor, lo cual implicaba que las partes interesadas, conociendo las limitaciones del centro y persiguiendo conseguir el bien común de todas las partes, se sintiesen libres de comunicar, proponer e influir en la toma de decisiones contribuyendo a la consecución de la misión de la organización. Es decir, una participación significativa. Para ello, se partió de la identificación y clasificación de los grupos de interés (Acountability) para seguir con la definición de los canales de comunicación (Teoría de la Comunicación). Además se hizo un gran esfuerzo por conocer las relaciones de los grupos de interés con la organización y de los grupos de interés entre sí utilizando (Análisis de Redes Sociales). En la última fase de la investigación, se realizaron encuestas y grupos de enfoque para identificar los factores que promueven esta participación significativa. En esta etapa de la tesis, se decidió focalizar el estudio en profundidad en el grupo de personal docente e investigador (PDI) con el objetivo de concretar más los resultados y las acciones de mejora. El PDI es un grupo esencial para la consecución de la misión de la organización y además tiene vinculación permanente con la misma, por lo que los cambios en las creencias, actitudes y formas de actuar de los afectados iban a quedar anclados en la cultura de la organización expandiéndose al resto de grupos de interés. Como resultados de la investigación se ha conseguido: i) un listado de los grupos de interés de una institución de educación superior y su priorización, ii) el análisis de la red social completa de los actores de la universidad destacando aquellos con poder y aquellos con autoridad así como los principales candidatos para actuar de agentes de cambio, iii) un listado de los canales de comunicación formales e informales que ayudan a establecer una comunicación bidireccional y la identificación de los parámetros que consiguen que sea más más eficiente, iv) una adaptación del proceso de implantación de una gestión de la responsabilidad social estratégica en una universidad y del desarrollo de informes de sostenibilidad social basados en la metodología Global Reporting Intiative. Todas las conclusiones han sido utilizadas para generar un catálogo de buenas prácticas que podría ser utilizado por cualquier institución de educación superior para conseguir una relación más efectiva con sus grupos de interés. Cabe destacar que, con el apoyo de los resultados obtenidos durante las distintas etapas de la investigación, la ETSII ha implementado una serie de cambios en la organización que le han permitido desarrollar una gestión de la responsabilidad social estratégica más madura y eficiente. Esta evolución puede consultarse en las memorias de sostenibilidad publicadas por la Escuela. Algún ejemplo de acciones concretas puede ser: un diálogo más profundo con un número mayor de grupos de interés y su mayor influencia en la toma de decisiones (incluyéndose dentro del Sistema de Garantía de Calidad indicadores y evidencias relacionas con la identificación de necesidades y expectativas de los GI), la identificación de puntos débiles de los canales de comunicación formales del centro y la puesta en marcha de mecanismos semi-formales para complementarlos (antenas de sostenibilidad, buzón de sugerencias Industriales Atiende, etc.), el desarrollo de acciones específicas para satisfacer algunas de las necesidades y expectativas de los grupos de interés alineadas con la misión de la organización (cursos de formación para alumnos, PAS y PDI, etc.). Para concluir, este trabajo de tesis está enfocado a ayudar a otras instituciones de educación superior a conseguir profundizar en la gestión de sus grupos de interés utilizando la experiencia observada y descrita en este documento. Y que las conclusiones de la investigación ayuden a poner en marcha iniciativas que consigan este objetivo. The main objective was to obtain participation that added value to the organization. That implied that stakeholders knew the limitations of the center and they pretended to achieve the shared value for all the people affected by organization activities. Not only that but also creating a climate in which everyone felt free to communicate, make proposals and influence in the decision making contributing to the achievement of the organizational mission. During the development of the research, it had been developed a reviewing of the methodologies to identify and classify stakeholders (using Accountability in this case), continuing with the definition of communication mechanisms (using Communication Theory), and finally applying Social Network Analysis to define the relationship of each stakeholder with the organization and between them. In the last phase of this study, surveys and focus groups were developed in order to identify the organizational and communication factors that could promote this meaningful participation. At this stage, the effort was centered in faculty members in order to concrete the results and improvement actions. Faculty members are essential actors for the achievement of the organizational mission and they have a permanent link with the Center. Because of that, every change beliefs, attitudes and ways of acting of these actors helps to anchor sustainability principles, including stakeholders’ participation, in the culture of the organization expanding to the rest of stakeholders. The result achieved through this research have been: i) the identification of a Higher Education Institution stakeholders and their prioritization, ii) the analysis of the entire social network, highlighting the actors who have power and influence and those who can act as change agents., iii) the list of communication mechanisms, including formal and informal ones, that helps to establish a bidirectional communication and the identification of factors that allow an efficient way of interaction, iv) an adaptation of the strategic social responsibility management implementation at universities and the development of sustainability reports based on Global Reporting Initiative methodology. The conclusions have been taking into account to define a catalog of good practices that could be used by every higher education institution to achieve a more effective relationship with their stakeholders. Besides that, with the support of the results obtained during the development of the research, ETSII-UPM has implemented some changes that have enabled it to develop a more mature and efficient strategic social responsibility management. This evolution is reflected in the sustainability reports published by the School. To conclude, this thesis is focused on promoting the strengthening of stakeholders' relationship management at Higher Education Institutions using the experience observed and described in this document. And that the conclusions of the research help to launch initiatives that achieve this goal.